Хатшы - Secretary

Бұл мақала ассистенттің кәсібі туралы. Көшбасшылық туралы ақпаратты қараңыз Хатшы (атауы). Басқа мақсаттар үшін қараңыз Хатшы (айыру).
Хатшы / кеңсе киімінің сән көрсетілімі Nordiska Kompaniet, Швеция 1952 ж.

A хатшы, әкімшілік кәсіби, немесе жеке көмекші жұмысы қолдаудан тұратын адам басқару, соның ішінде әр түрлі басшыларды қолдана отырып жоба менеджменті, байланыс, немесе ұйымдастырушылық дағдылар. Алайда бұл рөлді ан рөлімен шатастыруға болмайды жауапты хатшы, оның жеке көмекшісінен айырмашылығы.

Жеке көмекшінің функциялары толығымен бір қызметкерге көмек ретінде жүзеге асырылуы мүмкін немесе біреуден көп пайда көруі мүмкін. Басқа жағдайларда хатшы - бұл қоғамның немесе ұйымның қызметкері корреспонденция, жаңа мүшелерді қабылдайды және ресми кездесулер мен іс-шараларды ұйымдастырады.[1][2][3]

Міндеттері мен функциялары

Хатшы, а жеке көмекші (PA) немесе Әкімшілік Көмекші, көптеген әкімшілік міндеттері бар. «Хатшы» атағы өткен онжылдықтардағыдай жиі қолданылмады, ал міндеттер технологиялық дәуірге сәйкес дамыды, мысалы, бағдарламалық жасақтамада білімді қажет етеді Microsoft Office қосымшалар жиынтығы. Міндеттер компанияның немесе ұйымның сипатына және көлеміне байланысты өзгеруі мүмкін, оған бюджеттерді басқару, бухгалтерлік есеп, телефон қоңырауларына қатысу, келушілермен жұмыс, веб-сайттарды жүргізу, саяхаттарды ұйымдастыру және шығындар туралы есептер кіруі мүмкін. Хатшылар сонымен қатар жоғары деңгейдегі конференцияның немесе кездесудің барлық әкімшілік мәліметтерін басқара алады және түскі асқа тамақтануды ұйымдастыруға жауап береді. Көбінесе басшылар көмекшісінен сұрайды минут жиналыстарда және жиналыс құжаттарын қарау үшін дайындаңыз.[4] Хаттамадан басқа хатшы компанияның немесе ұйымның барлық ресми жазбаларын жүргізуге жауапты болуы мүмкін.[2] Хатшы «кеңсе менеджері» ретінде де қарастырылады.

Этимология

Термин « Латын сөз құпия, «ажырату» немесе «бөлектеу», пассивті шақ (құпия) ағылшын тіліндегідей жеке немесе құпия нәрсені білдіретін «бөлінген» деген мағынаны білдіреді құпия A хатшы адам болған, сондықтан бизнесті құпия түрде қадағалайтын, әдетте қуатты жеке тұлғаға (король, папа және т.б.). Қазіргі заманғы хатшының міндеттері құпия ақпаратпен жұмыс істеуді жиі қамтитындықтан, олардың атауларының сөзбе-сөз мағынасы әлі күнге дейін сақталып келеді.[5]

Шығу тегі

Қайдан Ренессанс 19 ғасырдың соңына дейін күнделікті хат алмасуға және күштілердің қызметіне қатысатын адамдар хатшы атағын алды.

Уақыт өте келе, көптеген атаулар сияқты, бұл термин әр түрлі функцияларға қолданылды, бұл әртүрлі хатшылық жұмыстарды, мысалы, күрделі тақырыптарды, жақсырақ көрсетуге әкелді бас хатшы немесе қаржы хатшысы. Тек «хатшы» контекстте аббревиатура ретінде немесе жауапты офицерлердің (офицерлердің) әкімшілік көмекшісі ретінде немесе жеке немесе хатшылықтың мүшесі ретінде салыстырмалы түрде қарапайым лауазымдарда қолданыла берді. Мемлекеттік және жеке сектордағы бюрократиялардың көбеюіне байланысты онша ықпалды емес лауазымдар әйелдік сипатқа ие бола бастағандықтан, оларды сипаттайтын жаңа сөздер де пайда болды, мысалы жеке көмекші.

Қазіргі заманғы даму

18-40 және 1850 жылдары коммерциялық мектептер пайда болды, олар студенттер мен студенттерді іс қағазында жұмыс істеуге қажетті дағдыларға үйретеді.[6] 1870 жылы, Сэр Исаак Питман оқушылар біліктілікке ие болатын мектеп құрды стенография жазушыларды «кәсіби және коммерциялық ер адамдарға». Бастапқыда бұл мектеп тек ер балаларға арналған. 1871 жылы бізде Америка Құрама Штаттарында 150-ден астам осындай мектептер жұмыс істейді, олардың саны 1890 жылдарға дейін 500-ге дейін өсті.[7]

1880 жылдары өнертабыспен жазу машинкасы, алдағы жылдары, әсіресе, содан бері көбірек әйелдер шыға бастады Бірінші дүниежүзілік соғыс, хатшының рөлі ең алдымен әйелдермен байланысты болды. 1930 жылдары хатшылар қызметіне аз адамдар кіре бастады.

Арасында кәсіпқойлықты насихаттау мақсатында АҚШ хатшылар, Ұлттық хатшылар қауымдастығы 1942 жылы құрылды. Бүгінгі күні бұл ұйым Халықаралық әкімшілік кәсіпқойларының қауымдастығы (IAAP). Ұйым біріншісін жасады стандартталған тест үшін кеңсе қызметкерлері сертификатталған кәсіби хатшылардың емтиханын (CPS) шақырды. Ол алғаш рет 1951 жылы басқарылды.

20 ғасырдың ортасына қарай хатшыларға деген қажеттілік өте зор болды, ал кеңселер мен ұйымдар үлкен болды хатшылық бассейндер. Кейбір жағдайларда шетелден қабылданатын хатшыларға ықпал ету үшін талап үлкен болды; әсіресе, британдық жас әйелдердің АҚШ-қа келіп уақытша немесе тұрақты хатшылық лауазымдарды иеленуіне тұрақты сұраныс болды.[8] Шет елдерден келген хатшыларға көмектесу үшін бірнеше ұйымдар, соның ішінде Халықаралық хатшылар қоғамы және Америкадағы Британдық хатшылар қауымдастығы.[9]

1952 жылы Ұлттық хатшылар қауымдастығының президенті Мэри Барретт, Диктафон корпорациясының президенті Кинг Вудбридж және американдық кәсіпкер Гарри Ф. Клемфусс арнайы құрды. Хатшы күні мереке, кеңседегі қызметкерлердің қажырлы еңбегін бағалау. Мереке ұсталды және сәуірдің төртінші аптасында қазір бүкіл әлемде кеңселерде атап өтіледі. Оның атауы өзгертілді «Әкімшілік кәсіби апталығы «бүгінгі хатшының және басқа да әкімшілік қызметкерлерінің жауапкершілігін жоғарылату және» хатшы «тек әйелдерге немесе біліктілігі жоқ жұмысшыларға қатысты деп санайтындарға ұялмас үшін.

Қазіргі жұмыспен қамту

Кәсіпте көптеген лауазымдық нұсқаулықтар сәйкес келеді. Алайда, әкімшілік көмекші жалпылама термин болғанымен, міндетті түрде тікелей бастықта жұмыс істеуді білдірмейді, хатшы әдетте барлық әкімшілік міндеттердің шешуші тұлғасы болып табылады және оны көбіне «қақпа күзетшісі» деп атайды. Дәстүрлі хатшыға ұқсас немесе бір-бірімен сәйкес келетін жұмысты сипаттайтын басқа атаулар - кеңсе үйлестірушісі, атқарушы көмекші, офис менеджері және әкімшілік маманы.

  • Ең қарапайым деңгейде хатшы әдетте аудио машинист аз ғана әкімшілік рөлдермен. Үстемдік ететін кеңсе тілін жақсы білу және білу түрі өте маңызды. Жоғары сыныптарда және тәжірибесі мол олар қосымша рөлдерді қабылдай бастайды және көп уақытын физикалық және электронды файлдарды жүргізуге, почтамен айналысуға, ксерокөшіруге, клиенттерге электрондық поштаға жіберуге, кеңсе тауарларына тапсырыс беруге және телефондарға жауап беруге жұмсайды.[10]
  • Неғұрлым білікті басшыдан техникалық немесе шет тілдерін қолдана отырып, жоғары жылдамдықта теру, күнделіктер, маршруттар және кездесулер ұйымдастыру және әкімшілік міндеттерді орындау талап етілуі мүмкін. бухгалтерлік есеп. Хатшы / жауапты көмекші менеджерге қол жетімділікті басқара алады, осылайша ықпалды және сенімді көмекші бола алады. Басқарма көмекшілері кеңестер үшін жаңа электрондық байланыс тәсілдері арқылы жұмыс уақытында байланысқа шығады. Жоғары деңгейдегі мамандандырылған хатшыларға медициналық және заң хатшылары / жеке көмекшілер де кіреді.
  • Жалпыланған хатшы мен білікті атқарушы көмекшілердің арасындағы ең үлкен айырмашылық - атқарушы ассистенттен қарапайым халықпен, сатушылармен, тапсырыс берушілермен және атқарушы орган өзара әрекеттесуге жауапты кез келген басқа адамдармен немесе топтармен кең көлемде өзара әрекеттесу мүмкіндігі қажет. Басқарушы өзара әрекеттесетін деңгей жоғарылаған сайын, атқарушы директормен жұмыс істейтін атқарушы ассистенттің шеберлігі де жоғарылайды. Корпоративті офицерлермен жұмыс істейтін атқарушы көмекшілер өздері жұмыс істейтін атқарушы органның стилін, корпоративті философиясын және корпоративті тұлғаларын үлгі ете білуі керек. Заманауи жұмыс орнында атқарушы ассистенттердің жоғарылауы атқарушы биліктің жетістігіне және екеуінің де команданың еңбек өнімділігін біртұтас ету қабілетіне тәуелді, ал жұмыс орнын бағалау бір-бірінің атқарушы хатшысының әрекетін көрсетеді.

Тренинг

АҚШ-та әртүрлі дағдылар мен жаңа жағдайларға бейімделу қажет. Осылайша, а төрт жылдық дәреже жиі қолайлы және а екі жылдық дәреже әдетте талап болып табылады. Тағы бір нұсқа - ұлттық қауымдастықтан кәсіби сертификат алу.[дәйексөз қажет ]

Басқарушы көмекші

Азаматтық

Басқарушы көмекшінің жұмысы (кейде оны басқару көмекшісі деп те атайды) әкімшілік көмекшісінен айтарлықтай ерекшеленеді. Көптеген ұйымдарда атқарушы көмекші әкімшілік иерархиясында жоғары лауазымға ие. Басқарушы көмекшілер компания офицері немесе басшы үшін жұмыс істейді (екеуінде де) жеке және қоғамдық және) осындай ұйымдардың бағытына әсер ететін шешуші шешімдер қабылдауға өкілеттігі бар. Осылайша, атқарушы көмекшілер шешім қабылдау мен саясатты құруда маңызды рөл атқарады. Басқарушы көмекші хат-хабарларды басқару, зерттеу жұмыстарын жүргізу және коммуникацияларды басқарудың әдеттегі рөлдерін орындайды, көбіне оған есеп беретін бір немесе бірнеше әкімшілік көмекшілерімен немесе кесте көмекшілерімен бірге. Атқарушы көмекші сонымен қатар «қақпашы» рөлін атқарады, әр түрлі дәрежеде атқарушы органдардың талаптарын түсінеді және осы түсіну арқылы қандай жоспарланған іс-шараларды, кездесулерді, телеконференцияларды немесе электрондық пошталарды атқарушы билікті бөлу үшін неғұрлым сәйкес келетіндігін шеше алады. уақыт.

Атқарушы ассистент кейде атқарушылар болмаған кезде есептер немесе басқа да нәтижелер шығаруды басқаратын жиналыстарда немесе коммуникацияларда және жобада оларды басқаратын басшылардың сенімді өкілі бола алады. Басқарушы көмекшінің айырмашылығы - Әкімшілік Көмекші (көбіне атқарушы ассистенттің мансаптық жолының бөлігі болып табылатын жұмыс), олардан жоғары іскерлік деңгейі, жобаларды басқара алуы, сондай-ақ атқарушы билік атынан басқа адамдарға ықпал ету қабілеті болуы күтіледі . Бұрын атқарушы көмекшілерден а орта мектеп туралы диплом, бірақ жұмыс орындары барған сайын а бакалавр деңгейі.[11]

Әскери

Ішінде АҚШ қорғаныс министрлігі, тақырыбы әскери көмекші (MA) немесе атқарушы көмекші (EA) әдетте армия, әуе күштері және теңіз күштерінде болады полковниктер, подполковниктер және аға мамандықтар және Әскери-теңіз күштері капитандар, командирлер және аға командирлер тікелей қолдаушылар Қорғаныс министрі, Қорғаныс министрінің орынбасары және азаматтық қорғаныстың басқа шенеуніктері а деңгейіне дейін Қорғаныс хатшысының көмекшісінің орынбасары, Сонымен қатар бас офицерлер немесе офицерлер.

Қорғаныс хатшысының а генерал-лейтенант немесе вице-адмирал оның аға әскери көмекшісі ретінде.

Азаматтық әріптестері сияқты, АА шешімдер қабылдауда, саясатты анықтауда ресурстар болып табылады және азаматтық шенеунікке, бас офицерге немесе ту офицеріне қолдау көрсететін бүкіл әскери және азаматтық персоналдың басшылығымен бақыланады. АА-ны офицер немесе генерал-офицер басқаратын басқа қызмет ұйымдарында штаб бастығы атағына ие баламалы дәрежелі басқа аға әскери офицерлермен алмастыруға болады. Бірыңғай жауынгерлік командалар мен қызметтік ірі командалар жағдайында, штаб бастығы көбіне өзі немесе 1 жұлдызды немесе 2 жұлдызды деңгейдегі генерал офицер немесе ту офицері болып табылады, бірақ оны шатырлармен шатастыруға болмайды. Атағына ие 4 жұлдызды офицерлер Армия штабының бастығы немесе Әуе күштері штабының бастығы.[12]

Сондай-ақ қараңыз

Әдебиеттер тізімі

  1. ^ «Хатшы туралы ақпарат | Ұлттық мансап қызметі». Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 2012 жылғы 27 қаңтар. Алынған 3 ақпан, 2014.
  2. ^ а б Роберт, Генри М .; т.б. (2011). Роберттің жаңа редакцияланған тәртіп ережелері (11-ші басылым). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. 458-460 бет. ISBN  978-0-306-82020-5.
  3. ^ Роберт III, Генри М .; т.б. (2011). Роберттің қысқаша жаңа редакцияланған тәртіп ережелері (2-ші басылым). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. 142–151 бет. ISBN  978-0-306-82019-9.
  4. ^ «Хатшылар мен әкімшілік көмекшілері: Кәсіби жұмыс жөніндегі нұсқаулық: АҚШ-тың Еңбек статистикасы бюросы». Блс.гов. 2012 жылғы 29 наурыз. Алынған 8 желтоқсан, 2013.
  5. ^ «Хатшы - анықтама және басқалары тегін Merriam-Webster сөздігінен». Merriam-webster.com. 2012 жылғы 31 тамыз. Алынған 3 ақпан, 2014.
  6. ^ Муллен, Мари Мармо; Хилберт, Розмари С. (ақпан 2018). «Әйелдерді өзін-өзі сенімділікке және экономикалық мүмкіндіктерге тәрбиелеу: Катарин Гиббс мектептеріндегі стратегиялық кәсіпкерлік, 1911–1968». Білім беру тарихы тоқсан сайын. 58 (1): 65–93. дои:10.1017 / heq.2017.49. ISSN  0018-2680.
  7. ^ Вайсс, Дж (1981). «Іс қағаздарын жүргізуге тәрбиелеу: ХІХ ғасырдағы жеке коммерциялық мектеп». Әлеуметтік тарих журналы. 14: 416.
  8. ^ Шотландия, Барбара (1967 ж. 29 қыркүйек). «Атлантика арқылы іздеу жүргізілген хатшылар». Glasgow Herald. б. 9.
  9. ^ Зибом, Каролин (19.07.1971). «Нью-Йорктегі ағылшын қыздары: олар үйге қайта бармайды». Нью Йорк. 34-38 бет.
  10. ^ «Хатшылар / машинисткалар». NHS мансаптары. Алынған 1 қаңтар, 2012.
  11. ^ Рэмпелл, Кэтрин (9 қыркүйек, 2014 жыл). «Колледж дәрежесі жаңа орта мектеп дәрежесі болды». Washington Post. Алынған 6 шілде, 2016.
  12. ^ Әскери көмекшінің / басшы қызметкердің анықтамалығы. 11 маусым 2013 ж. Шығарылды.

Әрі қарай оқу

Сыртқы сілтемелер